为了正确地管好、用好学院印鉴及领导名章，保证各项工作的顺利进行，特制定本规定。

一、学院党委、行政公章由办公室负责管理、使用，各部门印章由各部门管理使用。要选择政治条件好，保密观念强，坚持原则，秉公办事的人员保管。

二、使用印章应由学院党委领导、行政领导或部门负责人批准签字。凡属涉及人事、劳资、职称、经费、毕业证件等重要信函、证明、签证，必须由院党、政主要领导或分管领导批准签字。一般性函件证明由办公室主任批准签字。

三、盖印必须严肃认真，严格审查，严格制度，严格履行审签登记手续。对盖印内容认真审查核对，发现有疑义，文字有差错，应及时请示审签领导或修改后方可盖印。

四、盖印要检查留存材料是否齐全。

（一）一般信件要保留有领导人签批的草稿；

（二）协议书、合同书要保留一份文本文件；

（三）毕业证书、荣誉证书等各类证书要有颁发文件领导人批准的书面材料、名册及证书样本。要逐一核对证书与名册的人数是否相符、姓名是否相同。

（四）没有材料的，要详细地记载用印情况，除有存根的介绍信、发文登记簿不用登记外，其他每次用印，都应进行登记。

五、盖章时精神要集中，用力要均匀，盖出的印章应端正、清晰、美观，便于识别，印章文字不能盖歪或颠倒。以学院名义发出的公文、函件公章应加盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期年、月、日中四至七个字，俗称“骑年盖月”。

六、使用印章要在办公室内，一般不能将印章携带出办公室以外使用。印章不能脱离印章管理人员的监督，其他部门文件或材料盖印，应先由领导审签后，带文件材料到印章管理办公室由管印人员亲自盖章，不得委托他人代用。

七、印章管理人员一般不允许盖有印章的空白凭证出现，特殊情况，需经领导批准。

八、印章管理要谨慎安全，用完后印章要随手锁好，防止被盗。